GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión de Documentos es un concepto y una actividad cuyos orígenes se sitúan a comienzos de los años 30 del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica cuando se configura el sistema archivístico nacional. Esta unión viene a ser la traducción literal del término norteamericano records managment, que también se pudiera traducir como administración de documentos, pues la palabra managment admite ambas acepciones, no es más que el tratamiento archivísticos al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente y económica de los mismos por parte de las organizaciones, durante el tiempo que son necesarios por la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas. (Cruz, 2006).

En Venezuela, se define un documento como un instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones, es solo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto. (Código Civil, 1982).

Un documento es cualquier testimonio material, estos no se producen pensando en la historia que llevará, consigo, sino que nacen con un fin práctico, el de permitir el funcionamiento de una unidad y dar sentido probatorio a un hecho. Para Alvarado. M (1990) el documento, es el testimonio en papel, escrito, gráfico, audiovisual o legible a máquina, que posee información, que ha sido producido en función de las actividades de una entidad y que se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica – cultural. (p. 51).

La ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define la Gestión Documental como una disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records.

           

Así mismo la Norma Española (Aenor: UNE 15489-1, 2006), manifiesta que la Gestión Documental es un área de gestión administrativa responsable de un control eficaz y sistémico de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la Organización.  En función de tolo lo antes expuesto se puede decir que la Gestión Documental es una actividad que transciende desde la creación del documento, es parte de los procesos administrativos con el propósito de que sea evidencia de la realidad y podría llegar a convertirse en un documento histórico. En resumen, significa planeación, control, dirección, organización, entrenamiento, promoción y todas aquellas actividades que involucren la creación documental.

ANTECEDENTES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Después de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales norteamericanos nace el concepto records management que se denominara modelo norteamericano primario de gestión de documentos. El cual incluye 3 fases, fase de creación, mantenimiento /uso, y la fase de disposición/conservación. El modelo americano tenia como objetivo principal la eliminación de grandes masas documentales para incidir en el factor económico.

Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestión Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrative), en Francia: (Préarchivage), el Reino Unido: (Registry), en Alemania: (Registratur) y Australia: (Records continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestión Documental ha sido apoyada por dos entidades internacionales: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). (Joaquin, 2006).

La Gestión Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la documentación que aunque no es algo nuevo (por que se ha desarrollado desde hace mas de 1000 años de antigüedad) ha venido evolucionando en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de información. Estas técnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones más estructuradas para manejar estos volúmenes de información partiendo de una planificación predefinida orientada a soportar las actividades de creación, control, accesibilidad y valoración de la documentación institucional.

 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

Ø  Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones.

Ø  Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias

Ø  Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de su uso y mantenimiento.

Ø  Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos gubernamentales.

Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final disposición. 

CICLOS DE VIDA DE UN DOCUMENTO

El ciclo de vida de un documento...

Consiste en una serie de etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico, magnético, fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de función. Para el autor Vázquez. M (2004), el ciclo vital es un tópico obligado de los autores actuales de temas archivísticos, en general, las edades de los documentos de gestión se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación” (p.26)

En toda empresa existen diferentes tipos de archivos como lo son los archivos de Gestión o de oficina, los cuales comprenden toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten, su circulación o trámite se hace a través de las personas que realizan sus actividades en las mismas oficinas, en busca de solución o respuesta a los asuntos iniciados en ellas. El tiempo de permanencia de estos documentos depende fundamentalmente del trámite y de las normas o reglas internas de la organización para luego pasar al archivo central, el cual es la Unidad Administrativa donde se agrupan los documentos una vez utilizados y serán objetos de consulta si alguno del personal que allí labora lo necesita.

Muchos autores coinciden en el criterio de que el clico vital no es más que el resultado de la caducidad de la vigencia, entiéndase por esta como la fuerza o el plazo que tiene un documento dentro del archivo que obliga, testimonia o informa una tramitación común. En este mismo orden de ideas, se define cada fase de lo anteriormente explicado a través de este esquema:

Ø  Primera edad: pre-archivística

Según Vásquez. M (2004) es el momento de estudio integral, es a partir de aquí donde los distintos tipos de documentos son llevados a la normalización u homologación, primero los documentos comunes, y luego los sustantivos o característicos de cada institución” (p.50). En esta primera edad se toma en cuenta para su estudio la información, de forma que esta sea oportuna y pertinente, el soporte o media, en el que se va a volcar la información, el recorrido óptimo para llegar a la persona competente con todos los datos que necesita para lograr resolver en menor tiempo posible y por último, el plazo de retención y el destino final que van a ser fijados en la tabla de selección.

El momento de tramitación, es el momento en el cual se acumulan los antecedentes necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento de archivo, durante este momento el documento se encuentra activo, siendo requerido por el iniciador, por las distintas oficinas y por las autoridades de la institución.

Ø  Segunda edad: administrativa

En esta segunda etapa hay un momento de vigencia que no es más que el tiempo durante el cual el documento de gestión obliga, testimonia o simplemente prueba lo que explícitamente dice su texto o va implicando en su tipo documental. Vázquez. M (2004) define la vigencia como el momento central en la vida de un documento, es la que comporta como el valor máximo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores” (p.68)

La vigencia concluye cuando se termina el plazo establecido en el mismo documento, se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero, cuando desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Los documentos que comunican información como las cartas, pierden vigencia cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

Cuando los documentos que terminan su vigencia por la emisión de un nuevo documento requieran que ese “contradocumento” llegue a mano del administrador de documentos y archivos, en caso de no llegar el fin de la vigencia se realizará, de hecho, mediante la aplicación de una fecha convencional.

También hay un momento de plazo precaucional, el cual consiste en que una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es necesario retener el documento por su precaución, este plazo se da debido a que pueden ser requeridos para reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, o para servir como antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiera para estar vigente.

Ø  Tercera edad: histórico.

En esta etapa se tiene la fase permanente o histórica, una vez concluido el plazo precaucional, se ha de producir la selección de los documentos de mayor interés para la organización pasando a integrar el patrimonio documental.  Para que los documentos puedan llevar a cabo su ciclo de vida, es necesario que pasen por las etapas de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. A continuación se describe cada una de las etapas según la Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá, 2006. P.28

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Es la generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones, en esta etapa se deben tener en cuenta todos los aspectos relacionados con el origen, la creación y el diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Esta recepción permite que expedientes y documentos se puedan recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

Al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. 

DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Esta etapa engloba a las actividades que tienden a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, su distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del archivo, sin interesar el medio de distribución, para el mismo se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío. 

TRAMITE DE DOCUMENTOS

Tiene que ver con el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En esta etapa cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. 

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el proceso mediante el cual se aplican las acciones de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. En esta está inmersa la ordenación documental que cumple la función de otorgar ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, la clasificación documental que es el proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, fondo, sección y subsección, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad y por último la descripción documental, concebido como el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

A pesar de que es necesario que el usuario pueda recibir la información que solicita, en el caso de la investigación es necesario que esta área de consulta se acondicionada bajo normas y parámetros de seguridad, debido a que la característica principal de la documentación es que posee carácter jurídico.  

CONCEPTOS CORRELACIONALES CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO

Es uno o más conjuntos de documentos guardados o almacenados por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,  respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.

El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material."

DOCUMENTO

Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado. Los documentos se realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. De acuerdo al Diccionario Larousse, es un escrito que sirve como prueba de algo.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

El documento de archivo va a tener tres fines según Heredia A. (1991):

Ø  Impartir una orden: ello consiste en asentar la voluntad de la autoridad, dentro de estos se pueden mencionar las leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, entre otros.

Ø  Probar algo: en toda organización, institución o empresa, existen  documentos que dan fe de algún hecho, dentro de estos documentos se encuentran las actas, los registros, entre otros.

Ø  Transmitir una información: todo documento es, de alguna manera informativo, estos serían las noticias, sin gozar del atributo de fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad como lo son los informes, circulares, memos, cartas, etc.