GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión de Documentos es un concepto y una actividad cuyos orígenes se sitúan a comienzos de los años 30 del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica cuando se configura el sistema archivístico nacional. Esta unión viene a ser la traducción literal del término norteamericano records managment, que también se pudiera traducir como administración de documentos, pues la palabra managment admite ambas acepciones, no es más que el tratamiento archivísticos al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente y económica de los mismos por parte de las organizaciones, durante el tiempo que son necesarios por la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas. (Cruz, 2006).

En Venezuela, se define un documento como un instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones, es solo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto. (Código Civil, 1982).

Un documento es cualquier testimonio material, estos no se producen pensando en la historia que llevará, consigo, sino que nacen con un fin práctico, el de permitir el funcionamiento de una unidad y dar sentido probatorio a un hecho. Para Alvarado. M (1990) el documento, es el testimonio en papel, escrito, gráfico, audiovisual o legible a máquina, que posee información, que ha sido producido en función de las actividades de una entidad y que se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica – cultural. (p. 51).

La ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define la Gestión Documental como una disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records.

           

Así mismo la Norma Española (Aenor: UNE 15489-1, 2006), manifiesta que la Gestión Documental es un área de gestión administrativa responsable de un control eficaz y sistémico de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la Organización.  En función de tolo lo antes expuesto se puede decir que la Gestión Documental es una actividad que transciende desde la creación del documento, es parte de los procesos administrativos con el propósito de que sea evidencia de la realidad y podría llegar a convertirse en un documento histórico. En resumen, significa planeación, control, dirección, organización, entrenamiento, promoción y todas aquellas actividades que involucren la creación documental.

ANTECEDENTES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Después de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales norteamericanos nace el concepto records management que se denominara modelo norteamericano primario de gestión de documentos. El cual incluye 3 fases, fase de creación, mantenimiento /uso, y la fase de disposición/conservación. El modelo americano tenia como objetivo principal la eliminación de grandes masas documentales para incidir en el factor económico.

Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestión Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrative), en Francia: (Préarchivage), el Reino Unido: (Registry), en Alemania: (Registratur) y Australia: (Records continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestión Documental ha sido apoyada por dos entidades internacionales: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). (Joaquin, 2006).

La Gestión Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la documentación que aunque no es algo nuevo (por que se ha desarrollado desde hace mas de 1000 años de antigüedad) ha venido evolucionando en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de información. Estas técnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones más estructuradas para manejar estos volúmenes de información partiendo de una planificación predefinida orientada a soportar las actividades de creación, control, accesibilidad y valoración de la documentación institucional.

 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

Ø  Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones.

Ø  Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias

Ø  Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de su uso y mantenimiento.

Ø  Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos gubernamentales.

Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final disposición.