ARCHIVO
Es uno o más conjuntos de documentos guardados o almacenados por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, respetando aquel orden para servir como
testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para
los ciudadanos o para servir de fuente de historia.
El Consejo Nacional de Archivos define
documento como: "Toda expresión testimonial de las actividades del hombre,
de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en
cualquier tipo de formato o soporte material."
DOCUMENTO
Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona
física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter
público o privado. Los documentos se realizan como consecuencia del ejercicio
de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de
información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético,
película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de
necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. De acuerdo
al Diccionario Larousse, es un escrito que sirve como prueba de algo.
CARACTERÍSTICAS
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
El documento de archivo va a tener tres fines según Heredia A. (1991):
Ø Impartir una orden: ello consiste en asentar la voluntad de la autoridad, dentro
de estos se pueden mencionar las leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, entre
otros.
Ø Probar algo: en toda organización, institución o empresa, existen documentos que dan fe de algún hecho, dentro
de estos documentos se encuentran las actas, los registros, entre otros.
Ø Transmitir
una información: todo documento es, de alguna manera informativo, estos serían
las noticias, sin gozar del atributo de fe, ni de imponer la voluntad de la
autoridad como lo son los informes, circulares, memos, cartas, etc.
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